Intranet – niepubliczna sieć telekomunikacyjna i informatyczna (zazwyczaj np. przedsiębiorstwa, urzędu, uczelni, organizacji non‑profit), wykorzystująca technologie oraz usługi internetowe, takie jak: HTTPS, TCP/IP, przeglądarki WWW, do udostępniania informacji, aplikacji, a także usług wyłącznie uprawnionym użytkownikom w jednej strukturze organizacyjnej lub organizacji[1].
W literaturze i słownikach języka polskiego intranet definiuje się jako „wewnętrzną sieć danej firmy, wykorzystującą programy i rozwiązania techniczne opracowane dla Internetu”[2], przy czym współczesne ujęcia rozszerzają tę definicję o funkcje platformy komunikacji, współpracy i zarządzania wiedzą (tzw. cyfrowe miejsce pracy).
W odróżnieniu od globalnego Internetu, intranety są środowiskami kontrolowanymi. Ich treści, aplikacje i uprawnienia są zarządzane centralnie przez organizację, a dostęp mają co do zasady pracownicy, współpracownicy lub inne osoby wskazane przez administratora.
Na poziomie przedsiębiorstw i instytucji rośnie znaczenie intranetów jako narzędzi poprawy efektywności pracy, budowania zaangażowania pracowników oraz redukcji chaosu informacyjnego[3].
Tradycyjnie intranety były budowane w ramach lokalnej sieci komputerowej (LAN) konkretnej organizacji, w której działał serwer lub klaster serwerów udostępniających usługi, takie jak strony WWW, poczta elektroniczna, repozytoria plików czy bazy danych. W przypadku większych podmiotów intranet obejmuje dziś wiele lokalizacji połączonych za pomocą sieci rozległych WAN oraz tuneli VPN, a jego zasoby są często hostowane w modelu hybrydowym – częściowo w centrum danych organizacji, częściowo w chmurze publicznej (cloud).
Dostęp do intranetu może być realizowany dwojako:
W początkowej fazie rozwoju intranety były biuletynami informacyjnymi (niektóre firmy mogły zrezygnować z dotychczasowego biuletynu wydawanego w formie drukowanej). Obecnie intranet może pełnić więcej funkcji, na przykład dostęp do innych systemów sieci lokalnej.
Zmiany w modelach pracy (upowszechnienie pracy zdalnej i hybrydowej), rozwój technologii chmurowych oraz rosnące wymagania dotyczące doświadczenia pracownika (Employee Experience) spowodowały, że intranet stał się centralnym elementem integrującym narzędzia niezbędne do codziennej pracy. Jest to związane ze zmianą procesów biznesowych i skupieniem się na jakości komunikacji wewnętrznej przekładającej się na produktywność w firmie[4].
Współczesne intranety integrują się z różnymi rozproszonymi elementami wykorzystywanymi w organizacji, m.in.:
Coraz większe znaczenie ma rola intranetu jako „bramy” do innych aplikacji – centralnego portalu, w którym użytkownik po zalogowaniu ma dostęp do spersonalizowanych skrótów, powiadomień i danych z wielu systemów (tzw. zintegrowane środowisko pracy cyfrowej). Dzięki temu intranet umożliwia korzystanie z takich samych, zweryfikowanych danych, przez różne działy firmy (księgowości, działu kadr, magazynu itp.).
Intranet służy przede wszystkim jako narzędzie dla przedsiębiorstw w kontekście komunikacji wewnętrznej, dystrybucji aktualnych informacji i współpracy między pracownikami. W typowym intranecie, utożsamianym z koncepcją Single Source of Truth (SSoT, Jedyne źródło prawdy), można znaleźć m.in.:
Współczesne intranety łączą więc cechy klasycznego portalu informacyjnego z funkcjami sieci społecznościowej, platformy obiegu dokumentów i panelu dostępowego do systemów biznesowych, co odróżnia je od prostego, wewnętrznego serwera WWW, znanego z początków tej koncepcji.
W budowie intranetów korzysta się z różnych typów oprogramowania, których funkcjonalność i architektura zależą od potrzeb organizacji, skali wdrożenia oraz wymagań dotyczących bezpieczeństwa i integracji z innymi systemami[5].
Są to rozbudowane systemy przeznaczone głównie dla średnich i dużych organizacji. Oferują funkcje zarządzania treścią, współpracy zespołowej, obiegu dokumentów oraz integracji z innymi narzędziami informatycznymi używanymi w przedsiębiorstwie. Przykładem takiej platformy jest Microsoft SharePoint, szeroko używany m.in. do tworzenia firmowych portali intranetowych do komunikacji wewnętrznej i repozytoriów dokumentów – w tym baz wiedzy i procedur – w ramach ekosystemu Microsoft 365[6].
Niektóre intranety budowane są na bazie systemów CMS, które po odpowiedniej konfiguracji umożliwiają tworzenie zamkniętych serwisów wewnętrznych z kontrolą dostępu i zarządzaniem treściami. Rozwiązania takie pozwalają na dużą elastyczność struktury oraz dostosowanie funkcjonalności do potrzeb organizacji[7].
Platformy tego typu koncentrują się na komunikacji wewnętrznej i interakcji pomiędzy pracownikami. Często zawierają funkcje takie jak aktualności, profile użytkowników, grupy tematyczne czy możliwość komentowania treści, wzorowane na serwisach społecznościowych. Przykładami takich platform są HumHub, Staffbase[8] czy Interact.
Intranety mogą być również tworzone z wykorzystaniem oprogramowania o otwartym kodzie źródłowym. Do tej grupy należą m.in. eXo Platform, XWiki, Nextcloud czy Plone. Rozwiązania te umożliwiają samodzielne wdrożenie i modyfikację systemu, dając organizacji większą kontrolę nad danymi i środowiskiem technicznym. Są one często wykorzystywane w administracji publicznej i instytucjach wymagających wysokiego poziomu niezależności technologicznej[9].
Część organizacji wykorzystuje narzędzia przeznaczone pierwotnie do współpracy zespołowej lub dokumentowania wiedzy jako podstawę intranetu. Systemy te pełnią rolę centralnego miejsca gromadzenia dokumentów, procedur oraz informacji wewnętrznych. Przykładami są Workvivo[10], Atlassian Confluence czy Bitrix24, które łączą funkcje dokumentacyjne, komunikacyjne oraz zarządzania wiedzą w jednym środowisku.
W ostatnich latach rośnie znaczenie personalizacji i inteligentnego wyszukiwania. Intranet coraz częściej wyświetla treści dopasowane do roli, lokalizacji, języka i zainteresowań użytkownika, a także korzysta z elementów sztucznej inteligencji (np. rekomendacje treści, wirtualni asystenci HR/IT, generowanie podsumowań dokumentów). Coraz powszechniej stosuje się również intranetowe aplikacje mobilne i integracje z komunikatorami (np. Microsoft Teams), aby zapewnić dostęp do zasobów z dowolnego miejsca, co jest szczególnie istotne w modelu pracy hybrydowej i wśród pracowników „deskless” (np. produkcja, logistyka)[11].
Intranety występują głównie na poziomie pojedynczych organizacji, dlatego ich szczegółowe rozwiązania są na ogół niedostępne publicznie.
Można jednak wskazać typowe obszary zastosowań intranetów:
Skrajnym przykładem intranetu jest północnokoreański Kwangmyong – narodowa, odizolowana sieć przeznaczona dla mieszkańców tego kraju, którzy poza nielicznymi wyjątkami nie mają dostępu do ogólnoświatowego Internetu.
Kwangmyong, rozwijany od początku XXI wieku, obejmuje kilka tysięcy serwisów i jest administrowany przez instytucje państwowe odpowiedzialne za cenzurę i dystrybucję treści. Stanowi przykład intranetu wykorzystywanego przede wszystkim do kontroli informacji i propagandy, a nie do typowej współpracy biznesowej.
